Dokumen-dokumen bisnis; quotation, Purchase Order, dan Invoice

Suatu hari ada kejadian seorang eksekutif perusahaan ingin menambah furnitur di kantornya. Sang eksekutif itu ingin menambah satu buah meja rapat buat kantornya yang sedang berkembang. Dan kebetulan sang eksekutif itu punya kawan masa sekolah yang punya usaha mebel. Karena sang eksekutif butuh mebel dan kawan sekolahnya dulu juga bisa membuat meja rapat. Akhirnya sang eksekutif bertemu dengan kawan lamanya itu, sebut saja mister Jokoko.

Sang eksekutif kantor datang ke tempat mister Jokoko sambil membawa gambar meja rapat yang ingin dipesannya. Setelah berbincang sebentar dan melihat gambar serta ukuran yang diminta, akhirnya mister Jokoko setuju dan menyanggupi permintaan kawan sekolahnya dulu.

Sebelum pulang sang eksekutif bilang dia butuh surat penawarannya kepada mister Jokoko. Mister Jokoko mengernyitkan dahi bingung dan bilang biasanya konsumennya gak ada yang minta aneh-aneh seperti itu. Dan sang eksekutif pun bingung, bagaimana laporan ke perusahaannya?

Anda pernah mendengar atau mengalami kejadian di atas? Bagi pelaku ukm mungkin masih asing mendengar istilah-istilah surat penawaran, purchase order, Invoice dsb

Mari kita lihat gambar berikut:

Gambar di atas adalah alur pengadaan barang kantor dari salah satu e-commerce ternama di Indonesia, yaitu Bukalapak.

Normalnya ketika kantor atau suatu perusahaan butuh barang tertentu misalnnya contoh kita di atas adalah meja rapat, pimpinan perusahaan akan memerintahkan bagian purchasing (pembelian) untuk mencari informasi mengenai meja rapat yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhannya dan kisaran harga tertentu yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Selanjutnya bagian purchase akan mencari informasi mengenai meja yang diinginkannya dan mencari beberapa penyedia (penjual) meja yang sesuai dengan spesifikasinya. Untuk kemudian para penyedia ini dihubungi oleh bagian purchase.

Beberapa penyedia (vendor) yang dihubungi oleh bagian purchase akan membuat surat penawaran (istilah lainnya quotation, quote, atau estimate). misalnya bukalapuk membuat surat penawaran meja kantor kepada bagian purchase. Surat penawaran ini biasanya berisi:

- data perusahaan (termasuk alamat, nomor telepon, sales, dan pihak perusahaan yang memiliki posisi penting dalam penjualan)

- kode atau nomor barang yang diminta (dipesan)

- jumlah barang yang diminta

- diskon atau pajak bila ada. Pajak umumnya 10 % dari harga barang (jika perusahaan anda sudah PKP)

- Total harga barang dan biaya kirim

- tatacara pembayaran; Cash On Delivery, Cash Before Delivery, atau jika pihak perusahaan pemesan sudah sering membeli dan kenal dengan vendor ada term khusus misalnya 3 hari atau 7 hari setelah barang dikirim

- nomor rekening perusahaan

Bagian purchase akan mempelajari penawaran yang dikirimkan oleh penyedia (vendor). Jika sudah dipilih akan membeli ke salah satu vendor. Misalkan bukalapuk, bagian purchase akan membuatkan purchase order (pesanan pembelian) kepada bukalapuk. Isi Purchase order ini sesuai dengan penawaran (quotation) yang dikirimkan oleh bukalapuk.

Bukalapuk akan mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian purchase. Kemudian si bukalapuk akan mengirimkan invoice/faktur yang berisi rincian barang dengan harga yang harus dibayar oleh konsumen.

Bagian purchase akan menerukan invoice dari bukalapuk ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan membayar invoice ke rekening bukalapuk.

Bukalapuk setelah menerima uang dari konsumen akan membuatkan recaipt atau lembar penerimaan uang dari konsumen.

Begitulah gambaran sederhana pengadaan sebuah barang di suatu perusahaan dan beberpa dokumen yang muncul akibat kegiatan tersebut. Catatan kami adalah kepada pelaku ukm untuk mempelajari ini. Belajarlah membuat surat penawaran jika ada permintaan dari perusahaan. Belajarlah lebih profesional. Surat penawaran bisa anda buat secara manual atau menggunakan software. Beberapa software seperti software-sofware invoicing juga menyediakan pembuatan quatation/estimate.

Contoh quotation di atas di buat lewat situs Billable.me. Untuk menggunakan software invoice gratis, kamu bisa membaca artikel Software Invoice Gratis versi online di Internet  

Jadi selamat mencoba dan selamat belajar membesarkan bisnis anda.